Se utiliza en la mejora continua de la Calidad, tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis. También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control.

HOJAS DE VERIFICACIÓN.

DEFINICIÓN.

La Hoja de Verificación es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos.

Mediante el diseño de un sencillo formato, se recopila información sobre indicadores, causas de los problemas etc. También es conocida como Hoja de Verificación u Hoja de Chequeo.

La hoja de inspección en un registro de información que indica el número de veces que ha sucedido algo, por ejemplo la cantidad de personas atendidas por hora en caja, tiempo de respuesta de promotores, causas de cheques devueltos, causa de solicitudes rechazadas, defectos en productos, etc.

La Hoja de Verificación supone un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado en la solución de problemas de calidad.

Las Hojas de Verificación reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.

 

CARACTERÍSTICAS.

El formato debe contener la siguiente información:

·         Área o departamento al que se refieren los datos

·         Fecha de recolección y hora si es necesario

Para su elaboración se requiere:

1. Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo.

2. Decidir el período de tiempo en el cual se recabarán los datos.

3. Diseñar una forma clara y fácil de usar con suficiente espacio para registrar los datos.

4. Obtener los datos de manera consistente y honesta.

En este tipo de formato se utiliza para conocer la frecuencia con que aparecen las causas posibles de los problemas o también la frecuencia con que se presentan los clientes durante un determinado período, así como registrar el tiempo en que se tarda en atender un cliente o una solicitud. Igualmente puede utilizarse para recopilar pesos de productos,

temperaturas de hornos, etc.

Si está bien estructurada le permite recolectar información de una forma sencilla y práctica de manera tal que no interrumpa las labores de la persona que está registrando la información.

Permite responder a pregunta tales como ¿Cuándo ocurre? ¿Dónde ocurre? ¿ En qué consiste?, ¿Porque está sucediendo?, ¿Cómo sucede? ¿Con qué frecuencia?

Pasos para la elaboración de una hoja de verificación:

1.     Determinar claramente el proceso sujeto a observación.

2.    Enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso.

3.    Definir el período de tiempo durante el cual serán recolectados los datos.

4.    Diseñar una planilla de formato claro y fácil de usar. Asegúrese de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.

5.    Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad.

Consejos para la elaboración e interpretación de las hojas de verificación

1.     Asegúrese de que las observaciones sean representativas.2.

2.    Asegúrese de que el proceso de observación es eficiente de manera que las personas tengan tiempo suficiente para hacerlo.3.

La población (universo) muestreada debe ser homogénea, en caso contrario, el primer paso es utilizar la estratificación (agrupación) para el análisis de las muestras/observaciones las cuales se llevarán a cabo en forma individual.

EJEMPLOS.

 

CUESTIONARIO.

1.     ¿Qué es una hoja de verificación?

R. Es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático

2.    ¿Con que otros nombres el conocida esta herramienta?

R. Es conocida como Hoja de Verificación u Hoja de Chequeo.

3.    ¿Qué supone la hoja de verificación?

R. supone un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado en la solución de problemas de calidad.

4.    ¿Qué refleja la hoja de verificación?

R. Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.

5.    ¿En dónde se utiliza?

R. Se utiliza en la mejora continua de la Calidad

6.    ¿Con que otra herramienta va ligada ?

R. Con los Gráficos de Control.

7.    ¿Qué debe contener el formato?

R. Área o departamento al que se refieren los datos, Fecha de recolección y hora si es necesario

8.    ¿Qué se requiere para la elaboración?

R. Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo.

9.    ¿Qué se conoce con este formato?

R. La frecuencia con que aparecen las causas posibles de los problemas o también la frecuencia con que se presentan los clientes durante un determinado período

10.  ¿Qué permite recolectar esta herramienta?

R. Le permite recolectar información de una forma sencilla y práctica de manera tal que no interrumpa las labores de la persona que está registrando la información.